Urlop na żądanie tylko za zgodą pracodawcy

Zgodnie z art 167²  Kodeksu pracy pracodawca jest zobowiązany udzielić na żądanie pracownika  i w terminie przez niego wskazanym nie więcej niż 4 dni urlopu w każdym roku kalendarzowym. Ten zapis funkcjonuje już dwunasty rok, lecz wciąż budzi wiele kontrowersji. Czy rzeczywiście pracodawca nie może odmówić urlopu na żądanie?

Problematyczne przepisy

Urlop na żądanie to szczególny rodzaj urlopu. Z jednej strony jest traktowany jako część urlopu wypoczynkowego, gdyż dni wykorzystanego urlopu na żądanie umniejszają liczbę dni urlopu wypoczynkowego do wykorzystania. Z drugiej strony te dwa rodzaje urlopu różnią się przeznaczeniem. Przypomnijmy, urlop wypoczynkowy pełni funkcję regeneracyjno – rekreacyjną, urlop na żądanie zaś, wykorzystywany jest w nagłych, nieprzewidzianych przypadkach, których pracownik nie mógł zaplanować.

Jednocześnie obok zapisu o obowiązku udzielenia urlopu na żądanie funkcjonuje przepis (art. 167 par. 1), zgodnie z którym pracodawca może odwołać pracownika z urlopu, gdy jego obecności w zakładzie wymagają okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania urlopu. Trzeba przyznać, że jest to konstrukcja dość problematyczna, dlatego wiele sporów na tym tle znajduje swój finał w sądzie.

Pracownik żąda, ale to pracodawca udziela urlopu

Panuje dość powszechna opinia, że pracodawca musi pogodzić się z faktem, iż pracownik w danym dniu wykorzystuje urlop na żądanie. Urlop na żądanie jest jednak częścią urlopu wypoczynkowego, a ten jest udzielany przez pracodawcę. Podobnie zapis w Kodeksie pracy, dotyczący urlopu na żądanie (art. 167²) mówi o udzieleniu go przez pracodawcę. Zatem pracownik nie może sam sobie udzielić urlopu na żądanie.

Trzeba pamiętać, że urlop na żądanie mimo swojego nieplanowego charakteru, podlega tym samym regulacjom, co urlop wypoczynkowy. Poza terminem zgłoszenia żądania (złożenia wniosku) i szczególną funkcją, nie różni go nic od zwykłego urlopu.

Przede wszystkim, aby zadość uczynić wymaganiom przepisów prawa pracownik musi zgłosić żądanie urlopu określonym terminie. Jeżeli już zgłosi takie żądanie, co do zasady, powinien poczekać na reakcję pracodawcy (udzielenie urlopu).

Kwestią dyskusyjną jest sytuacja, gdy pracodawca nie odpowie na fakt zgłoszenia urlopu na żądanie. W tego typu sprawie zapadł wyrok SN w wyroku z 26 stycznia 2005 r. (II PK 197/04), w którym sąd uznał, że nieobecność w pracy po zgłoszeniu przez podwładnego żądania udzielenia urlopu w trybie art. 167² k.p., na które pracodawca nie udzielił odpowiedzi, nie uzasadnia rozwiązania angażu bez wypowiedzenia na podstawie art. 52 § 1 pkt 1 k.p. Na podstawie tego wyroku można wnioskować, że brak odpowiedzi na żądanie urlopu jest milczącą zgodą na nieobecność pracownika w danym dniu.

Forma i termin złożenia wniosku o urlop na żądanie

Forma zgłaszania żądania urlopu nie została określona przez prawo, można więc przyjąć dowolny sposób powiadomienia pracodawcy o woli wykorzystania urlopu. Wyjątek stanowi sytuacja, gdy pracodawca określił formy wnioskowania o urlop, w tym urlop na żądanie, w regulaminie pracy lub innych regulacjach wewnątrzzakładowych. Jeśli takich ustaleń nie ma, przyjmuje się, że urlop na żądanie można zgłosić osobiście, poprzez SMS, e-mail, telefonicznie lub w inny zwyczajowo przyjęty sposób. Jednak warto zadbać o zachowanie formy pisemnej, gdyż w razie sporu sądowego łatwiej jest ustalić treść wniosku.

Termin zgłoszenia żądania urlopu został wskazany w Kodeksie pracy dość ogólnie. Zgodnie z przepisami pracownik zgłasza żądanie udzielenia urlopu najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu. Bardziej precyzyjnie termin zgłoszenia określił Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 15 listopada 2006 r. (sygn. I PK 128/06). Sąd wskazał, że wniosek o udzielenie urlopu powinien być zgłoszony najpóźniej w dniu jego rozpoczęcia, rozumianego jako chwila przewidywanego rozpoczęcia pracy przez pracownika według obowiązującego go rozkładu czasu pracy.

Nagłe i nieprzewidziane przypadki losowe mają jednak to do siebie, że czasem niemożliwe jest zgłoszenie żądania urlopu przed rozpoczęciem pracy. Sąd Najwyższy dodał, że biorąc pod uwagę obowiązek dbałości pracownika o dobro pracodawcy, należy przyjąć, że powinien on zgłosić swoje żądanie najwcześniej jak to możliwe, aby pozwolić szefowi podjąć środki zaradcze wynikające z zapewnienia zastępstwa.

Zatem pracownik powinien zgłosić żądanie nie później, niż w dniu rozpoczęcia urlopu, lecz przed czasem (godziną) rozpoczęcia pracy, lub najszybciej jak to tylko możliwe.

Choć przepisy o tym nie stanowią, jednak w treści żądania urlopu warto zawrzeć przyczynę wykorzystania urlopu. Ponieważ w pewnych przypadkach pracodawca ma prawo odmówić urlopu na żądanie (o czym mowa niżej), dobrze jest poinformować o istotnych powodach nieobecności w pracy. Mając na szali z jednej strony interes pracownika, a z drugiej interes pracodawcy łatwiej jest rozstrzygnąć, czy istnieją okoliczności przemawiające na korzyść pracownika, czy też na korzyść pracodawcy.

Kiedy szef może odmówić urlopu na żądanie

Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 28 października 2009r. II PK 123/09, wskazuje, iż obowiązek udzielenia urlopu na żądanie nie jest bezwzględny, a pracodawca może odmówić żądaniu pracownika ze względu na szczególne okoliczności, które powodują, że jego zasługujący na ochronę wyjątkowy interes wymaga obecności pracownika w pracy.

Szczególną okolicznością jest konieczność zapewnienia normalnego toku pracy i związana z tym niezbędna obecność pracownika w zakładzie pracy w danym dniu. Przykładem może być odmowa udzielenia urlopu na żądanie pracownikowi, w przypadku zagrożenia ciągłości pracy np. ze względu na sezon urlopowy i w związku z tym, nieobecność dużej części załogi.

Inny przykład to awaria systemu komputerowego, który wykorzystywany jest do pracy przy pilnym i kosztownym projekcie. Nieobecność pracownika działu serwisu informatycznego w danym dniu mogłaby narazić firmę na niewywiązanie się z terminów i straty finansowe.  Taki przypadek również może uzasadnić brak zgody pracodawcy na urlop na żądanie.

Pracodawca słusznie zakwestionuje prawo do urlopu na żądanie również w przypadku, gdy z wnioskiem o udzielenie urlopu na żądanie wystąpi znaczna część pracowników jednocześnie, omijając w ten sposób przepisy o prawie do strajku i rozwiązywaniu sporów zbiorowych. Jest to bowiem obejście / nadużycie prawa.