Automatyzacja finansów osobistych to sposób na zaoszczędzenie czasu i ułatwienie płacenia rachunków

Przy wielu kontach trudniej jest śledzić rachunki i konta. Możesz stworzyć swój własny zautomatyzowany system płatności rachunków.

Może być trudno płacić czynsz na czas i wysyłać rachunki za media, internet, telewizję, telefon itp. Łatwo jest o czymś zapomnieć, a „naprawianie” problemu często oznacza płacenie karnych odsetek i marnowanie czasu.

Jeśli jesteś aktywnym użytkownikiem promocji bankowych, pojawia się kolejny problem. Musisz zarządzać wieloma kontami bankowymi i kartami, aby spełnić wymagania każdej promocji. Nie stanowiło to problemu, jeśli miałem pod kontrolą tylko 2-3 konta.

Ten węzeł gordyjski można rozwiązać dzięki samodzielnie zbudowanemu systemowi, który automatycznie wykonuje poszczególne płatności i przelewy. Rozwiązuje to problem miesięcznych płatności i pozwala mi zaoszczędzić pieniądze oraz ma poczucie kontroli.

Zapraszam do zapoznania się jak krok po kroku zaplanować taką automatyzację.

Kontrola księgowości – z czym się wiąże? Sprawdź na https://automatyzacjawfirmie.pl/a/klan,kontrola-ksiegowosci

• Automatyzacja

Poniższe problemy są głównymi celami automatyzacji:

1. Wszystkie płatności są regulowane w terminie, prawie zawsze bez mojego udziału.
2. Bez mojego udziału spełniłem wymagania do różnych promocji bankowych.
3. Systematyczne oszczędności bez mojego udziału
4. Możesz zaoszczędzić czas i pieniądze, nie martwiąc się o swoje płatności.

Automatyzacja finansów osobistych ma na celu stworzenie „zestawu lub naczyń połączonych”, w których większość operacji finansowych (jeśli nie wszystkie) jest zautomatyzowana bez naszego udziału i bez naszej pamięci. Przelewy płacą się same, rachunki płacą się same.

Jednak, aby taki system mógł działać, trzeba go zbudować. Można znacząco zmienić swoją sytuację finansową po prostu próbując. Zmusza to do zaplanowania przepływów finansowych na kilka miesięcy z góry.

Łatwiej będzie to zrobić tym, którzy mają już budżet domowy. Wiedzą dokładnie ile pieniędzy wydają każdego miesiąca, ile płacą, ile mają oszczędności (jeśli w ogóle) i ile powinni oszczędzać każdego miesiąca. aby zwiększyć swoją poduszkę bezpieczeństwa finansowego.

Nawet jeśli nie masz budżetu, możliwe jest zbudowanie podstawowej machiny finansowej. Jest to dobry pierwszy krok w kierunku planowania swoich finansów. Jest to przeciwieństwo bycia reaktywnym, gdzie możesz skupić się na „gaszeniu pożarów”. Automatyzacja może być użyta, aby dać Ci kontrolę nad Twoimi finansami, nawet jeśli nie masz budżetu. Twoje pieniądze będą podążać za Twoimi instrukcjami – bez konieczności dostępu do konta bankowego i martwienia się o brak płatności.

• Oszukiwanie samego siebie lub automatyczne oszczędzanie

Możesz również zautomatyzować comiesięczne przelewy na konta oszczędnościowe lub konta emerytalne IKE. Jest to świetny sposób na walkę z wewnętrznym leniem. Taki cykliczny transfer można zlecić bez naszego świadomego udziału. 50-100 zł zostanie wtedy wpłacone na specjalne konto.

Kwota może być wyższa, ale warto oszczędzać małe kwoty, aby przyzwyczaić się do „ubywających” pieniędzy. Po kilku miesiącach nie zauważysz, że pieniądze znikają. W ten sposób co miesiąc wpłacam na konto IKE Gabi, do którego nie mam dostępu. Szczerze mówiąc, nawet nie pamiętam, ile pieniędzy zostało tam zgromadzonych. Nie jest to coś, czego jestem świadoma. Nie widzę comiesięcznego przelewu, dopóki nie wprowadzę szczegółów w Microsoft Money. To jest tylko jeden z aspektów mojego „automatycznego asystenta finansowego”.

• W tym systemie można znaleźć dwie główne zalety:

Nie spoczywa na mnie odpowiedzialność pamiętania o dokonywaniu przelewów. Nie muszę pamiętać o robieniu przelewów co miesiąc. Jestem pewien, że zapomniałbym, a co bardziej prawdopodobne, robiłbym je nieregularnie, gdybym musiał robić je ręcznie. Doskonałym przykładem tego, jak kiepski jestem w dokonywaniu przelewów poza moim automatycznym systemem, jest mój portfel Investor’s Primer. Co miesiąc zapominam zasilić go o kolejne 200 zł, mimo że w kalendarzu mam o tym przypomnienie.

Oszczędzanie pieniędzy to coś, co robię bez emocji. To dzieje się automatycznie i bez mojej uwagi. Widziałem jak to się dzieje i wiem, że często zastanawiałem się, czy w miesiącach, w których byłem „krótki” powinienem przelać tyle pieniędzy na fundusz X lub Z. Niestety, bogacenie się nie jest tak proste, jak się wydaje. Wiem, że czasami moje najlepsze chęci nie działają.

Oznacza to, że w pewnym sensie taki automatyzm można uznać za oszukiwanie samego siebie. Jednak można ją również postrzegać jako pozytywną. „Czego oczy nie widzą, tego sercu nie żal”. To działa.

• Jak wygląda finalny system?

Najpierw pokażę Ci mój gotowy system. Co prawda jest on nieaktualny, bo właśnie wdrażam zaktualizowaną wersję systemu, ale pokażę Ci jak wygląda. Poniżej przedstawiam mały fragment automatycznego systemu w PLN, który pomógł mi spełnić warunki do promocji BZ WBK. Ponieważ mam podobny system w PLN do przelewów w EUR, mogę go również wykorzystać do spłacania rat moich kredytów hipotecznych.

Przypominamy: W BZ WBK mogliście otrzymać zachętę moneyback, jeśli Wasze konto było zasilone minimum 1000 zł wynagrodzenia i wykonaliście co najmniej 3 miesięczne przelewy z konta oraz zapłaciliście kartą debetową do 300 zł. Mój system wykonał wymagane 3 przelewy i automatycznie wykonał przelew, który wyglądał podobnie do wpływu wynagrodzenia. Dbał również o to, aby na koncie były dostępne wydatki kartą.

Muszę też wpłacić zaliczkę na wynagrodzenie na konto w Raiffeisen Banku, gdzie mamy kredyt. Automat również obsługuje wpływy i automatyczne wypłaty tych środków.

System działa tak, że pierwszego dnia każdego miesiąca muszę obciążać tylko jedno konto. W moim przypadku jest to Meritum Bank. Kiedy już wykonam tę operację, dzieje się magia. Rozpoczyna się sekwencja zaprogramowanych wcześniej poleceń. Polecenia te automatycznie „przenoszą” pieniądze pomiędzy kontami w różnych bankach z odpowiednimi tytułami przelewów. Regulują również zaplanowane płatności.

• Krok 1: Najpierw zrób inwentaryzację wszystkich kont i zobowiązań

Najpierw zrób inwentaryzację swoich „posiadłości”.

Sporządzamy listę wszystkich rachunków.

Prowadzimy rejestr wszystkich stałych rachunków, które są płacone każdego miesiąca.

Podziel tę listę na płatności miesięczne o stałej kwocie i takie, które zmieniają się co miesiąc (rachunek za telefon lub prąd, gaz). W przypadku tych ostatnich warto przyjąć 10% margines. Jeśli za prąd płacimy 160-180 zł miesięcznie, to 100 zł możemy przelewać co miesiąc na konto regulujące płatności.

Do listy dodajemy również przelewy, które wynikają z naszego budżetu, np. na uzupełnienie funduszu awaryjnego, zwiększenie poduszki finansowej, czy odłożenie pieniędzy na fundusze specjalne, np. pieniądze na dzieci, emeryturę, czy wakacje.

Zdecyduj, z którego konta będziesz wypłacać pieniądze w bankomacie i jakiej karty będziesz używać do płatności. To konto musi być również dodane do listy przelewów i zasilone odpowiednią kwotą – taką, na którą wydajesz mniej lub więcej każdego miesiąca. Jeśli na bieżąco kontrolujemy swoje wydatki, nie powinno to sprawiać problemów.

Nawet jeśli planujemy nasz budżet w procentach (np. 10% naszych zarobków przeznaczamy na budowanie poduszki finansowej. Warto jednak te procenty zamienić na liczby bezwzględne przy planowaniu automatyzacji.

• Krok 2: Ustalenie kolejności i wysokości przelewów

Teraz czas na to, abyś nieco skomplikował sprawę.

Tworzymy listę wymagań dla każdego rachunku. Na przykład: „minimum 3 przelewy miesięcznie”, „minimum 500 wydatków opłaconych kartą debetową” itp.

Na podstawie przygotowanej wcześniej listy kwot będziemy decydować o tym, z którego konta będą realizowane konkretne przelewy i płatności (wykorzystywane również do zakupów). Dobrym pomysłem jest wycięcie sobie karteczek z nazwami i kwotami konkretnych operacji. „czynsz = 540 zł”. Taka wycinanka pomaga mi zrozumieć całość i zobaczyć, gdzie jeszcze brakuje mi do minimalnych wymagań banków.

Nie jest trudno ustalić kolejność działań po przypisaniu płatności do rachunków. To zadanie zajmuje mi najwięcej czasu i czasami muszę wracać do poprzednich kroków, aby ponownie przypisać poszczególne płatności.

Sumujemy kwoty zaplanowanych płatności dla każdego konta. W ten sposób otrzymamy informację o łącznej kwocie, która powinna zostać wpłacona na każde konto. Kwoty te zaokrąglamy do setek złotych w górę.

Znając kwoty, możemy ustalić kolejność przelewów między kontami. Ja po prostu zaznaczam strzałkami niektóre przelewy, a następnie wpisuję obok nich kwotę, która musi trafić na dane konto.

W ostatniej części określam, które konto będzie pierwszym elementem domina i od którego rozpocznie się sekwencja. Po zsumowaniu wszystkich pieniędzy przelanych z tego konta, wiem ile pieniędzy muszę wpłacić co miesiąc na to konto.

I jeszcze jedna rada: Jak zarządzać wymaganymi wpływami na konto, jeśli nie pracuję na etacie i nie zarabiam? Wykonuję przelew pod tytułem „To nie jest wynagrodzenie za 2014.10”. Jak na razie działa

• Krok 3: Zaplanuj daty przelewów

Ostatnim krokiem jest zapewnienie odporności systemu na opóźnienia w realizacji zleceń przelewów z banków.

Przykładowa sekwencja może wyglądać mniej więcej tak, jeśli nasz system jest prosty i opiera się tylko na przelewach w obrębie jednego banku.

Pierwszego dnia ręcznie przelewamy pieniądze z konta oszczędnościowego na nasz rachunek ROR.

Można zaplanować automatyczne wykonywanie drugiego dnia w miesiącu wszystkich przelewów i wpłat na rachunek ROR.

Jeśli mamy rachunki w różnych bankach, sytuacja się komplikuje. Przelewy międzybankowe mogą być wykonywane tylko w dni robocze. Oznacza to, że nasz system musi zabezpieczyć nas przed „dziurami” takimi jak weekendy i święta. Musimy też zadbać o to, aby płatności były realizowane na czas.

Rozważmy ten przykład: Jeśli weźmiemy pod uwagę Święto Pracy i zaplanujemy pierwszy przelew do innego banku na ten dzień, a tak się nieszczęśliwie złoży, że 1 maja wypada w piątek to faktycznie przelew „wyjdzie” z banku dopiero w poniedziałek. Czyli 4 maja. Gdybyśmy mieli zaplanowany przelew do kolejnego banku na drugi dzień każdego miesiąca, to mogłoby się okazać, że bank próbowałby go wykonać zanim wpłynęłyby pieniądze z pierwszego konta. Cały ciąg poszedłby w rozsypkę, a zaplanowane przelewy nie doszłyby do skutku z powodu braku środków.

Dobrym pomysłem przy przelewach bankowych jest pozostawienie kilku dni na kolejne przelewy. Ja robię to w ten sposób:

1. Ręcznie doładowuję swoje pierwsze konto ROR co miesiąc 1. dnia.
2. Przelewy do innych banków wykonuję 2 dnia każdego miesiąca z konta ROR.
3. Piąty dzień każdego miesiąca to termin kolejnych przelewów.
4. Przelewy z innego banku są możliwe, jeśli posiadasz inny bank w procesie.

Większość moich okresowych płatności, jak np. czynsz, musi być wpłacona do spółdzielni do 10 dnia każdego miesiąca. Gwarantuje to, że wszystkie płatności zostaną dokonane w terminie.

• Krok 4: Złóż fizyczne zamówienia w bankach

Kiedy mamy już cały plan przelewów, warto przepisać go na czystą kartkę. Będzie to nasz „harmonogram”. Dzięki niemu będziemy mogli zdecydować, które przelewy będą wykonywane automatycznie, a które trzeba będzie wykonać ręcznie.

Banki mogą składać zlecenia stałe, jeśli kwota przelewu nie ulega zmianie. Bank będzie automatycznie wykonywał przelew z określoną częstotliwością.

Gorzej jest, gdy zmienia się miesięczna wartość płatności. Mamy dwie możliwości.

Zalogować się na rachunek w określonym dniu po otrzymaniu rachunku i wykonać przelew ręcznie.

Wystawca rachunku musi wydać dyspozycję automatycznego obciążenia naszego konta. Ta opcja płatności dostępna jest tylko dla największych operatorów telekomunikacyjnych i dostawców energii. Warto również sprawdzić w tabeli opłat i prowizji w swoim banku, czy nie ma dodatkowych opłat za obsługę tego typu przelewów.

Istnieją dwie opcje płatności automatycznych w Polsce. Pierwszą z nich jest polecenie zapłaty. Usługa Invoobill, czyli elektroniczna prezentacja i płatność rachunków, jest świadczona przez Krajową Izbę Rozliczeniową. Bez względu na to, którą metodę wybierzemy, po dokonaniu takiej aktywacji bank będzie automatycznie otrzymywał rachunki od określonych dostawców i dokonywał płatności po ich otrzymaniu. Musimy tylko upewnić się, że mamy wystarczającą ilość pieniędzy na pokrycie płatności.

Można się zastanawiać, czy wyrażenie zgody na automatyczne obciążanie rachunku bankowego nie daje nam kontroli nad płatnościami. A co jeśli płatnik pobierze zbyt wysokie opłaty? Choć taki scenariusz jest teoretycznie możliwy w większości przypadków, to nie jest on częsty. Pomyśl o tym. Kiedy ostatnio rzeczywiście zakwestionowałeś wysokość rachunku? Nawet gdybyśmy to zrobili, reklamacja nie zwalnia nas z obowiązku zapłaty rachunku. W relacjach z firmami takimi jak RWE, UPC, czy nju mobil można łatwo przełączyć się na automatyczne płatności.

• Krok 5: Sprawdzenie czy system działa, a następnie zarządzanie „końcówkami”.

Ostatnim krokiem jest okresowe sprawdzanie systemu. Ja robię to podczas dodawania wydatków do Microsoft Money. W nim – w sekcji Rachunki – uwzględniam te same zlecenia, które wcześniej złożyłem w banku. Po aktualizacji danych potwierdzam, że wszystkie przelewy zostały wykonane prawidłowo.

Mniej więcej raz na dwa – trzy miesiące zarządzam również „napiwkami”. Są to nadwyżki pieniędzy, które pojawiają się na poszczególnych rachunkach, ponieważ przelewam nieco więcej niż potrzebuję na opłaty (margines bezpieczeństwa). Są one przelewane z powrotem na mój główny rachunek ROR, lub na konkretne konta oszczędnościowe. Pozwala mi to na zwiększenie mojej poduszki bezpieczeństwa i szybsze finansowanie przyszłych wakacji.

Możesz wykorzystać nadwyżkę na dowolny cel, np. możesz ją wykorzystać jako nagrodę za trzymanie się budżetu lub po prostu wydać na zabawę.