Organizacja dwóch biegów w celu promocji Funduszy Europejskich w Wielkopolsce

Ogłoszenie nr 2026/BZP 00251961 z dnia 2026-05-20

Ogłoszenie o zamówieniu Usługi Organizacja dwóch biegów w celu promocji Funduszy Europejskich w Wielkopolsce

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: Województwo Wielkopolskie z siedzibą Urzędu Marszałkowskiego Województwa Wielkopolskiego w Poznaniu

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 631257816

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: Al. Niepodległości 34

1.5.2.) Miejscowość: Poznań

1.5.3.) Kod pocztowy: 61-714

1.5.4.) Województwo: wielkopolskie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL415 - Miasto Poznań

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: [email protected]

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: https://www.umww.pl/

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - jednostka samorządu terytorialnego

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Ogólne usługi publiczne

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Tak

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Organizacja dwóch biegów w celu promocji Funduszy Europejskich w Wielkopolsce

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-2912c836-6382-419e-8eac-126bd5a85dbf

2.5.) Numer ogłoszenia: 2026/BZP 00251961

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2026-05-20

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2026/BZP 00057095/05/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.3.23 Organizacja imprezy promocyjno-biegowej Funduszy Europejskich nad Jeziorem Maltańskim w Poznaniu

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.13.) O zamówienie mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, którzy spełniają warunki określone w art. 361 ustawy – usługi społeczne: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Tak

2.15.) Nazwa projektu lub programu

Fundusze Europejskie dla Wielkopolski 2021-2027/projekt: Komunikacja i szkolenia oraz wsparcie beneficjentów i partnerów FEW.

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania
https://e-zp.umww.pl/procurements/317/procurement
3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: W niniejszym postępowaniu o udzielenie zamówienia komunikacja międzyZamawiającym, a Wykonawcami odbywa się za pośrednictwem SystemuE-Zamówienia Publiczne Województwo Wielkopolskie z siedzibą UMWW wPoznaniu, (zwanego dalej Systemem e-ZP lub Systemem) dostępnego pod adresem: https://e-zp.umww.pl.Wszelkie oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje przekazywane są w przy użyciu: Systemu e-ZP dostępnego podadresem: https://e-zp.umww.pl.Ponadto wszelkie informacje dotyczące postępowania, w tym: zapytania i odpowiedzi dla Wykonawców, modyfikacje treści SWZ,informacje o wynikach postępowania, itp. będą zamieszczane w Systemie e-ZP.

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: 1. Wykonawca zamierzający wziąćudział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, musi posiadać konto w Systemie e-ZP. Rejestracja i korzystanie zSystemu E-ZP jest bezpłatne. Zaleca się rejestrację konta w Systemie e-ZP na adres email wskazany w formularzu ofertowym.2. Użytkownik niezarejestrowany może jedynie przeglądać treści udostępniane w części publicznej Systemu. Jest to równoznacznez tym, że użytkownicy niezarejestrowani nie posiadają dostępu do wszystkich funkcjonalności systemu. Dokonując rejestracjiWykonawca akceptuje Regulamin korzystania z Systemu E-Zamówienia Publiczne Województwo Wielkopolskie z siedzibą UMWWw Poznaniu.3. W Systemie E-ZP znajdują się także instrukcja dla Wykonawcy (Instrukcja obsługi Systemu FINN e-Zamówienia Publiczne) orazfilmy instruktażowe - prezentujące podstawowe czynności dokonywane przez Wykonawców za pomocą Systemu (rejestracja,zadawanie pytań, złożenie oferty, wycofanieoferty). Instrukcja dostępna jest pod adresem: https://pomoc.e-zp.finn.pl/4. Specyfikacja połączenia, formatu przesyłanych danych oraz kodowaniai oznaczania czasu odbioru danych Systemu E-ZP:a) Format kodowania treści w obrębie Systemu - UTF8,b) Komunikacja pomiędzy przeglądarką Wykonawcy, a serwerem jest wykonywana przy użyciu bezpiecznego protokołu HTTPS,c) Oznaczeniem czasu odbioru danych przez System jest data oraz dokładny czas (hh:mm:ss) - czas lokalny serwerasynchronizowany odpowiednim źródłem czasu.5. Wymagania techniczne związane z korzystaniem z Systemu (tj. informacje dotyczące specyfikacji połączenia, formatuprzesyłanych danych oraz kodowania i oznaczania czasu przekazania danych):a) stały dostęp do sieci Internet i minimalna prędkość połączenia internetowego nie mniejsza niż 512 kb/s;b) zaktualizowana przeglądarka internetowa Chrome w wersji 77 i późniejsze lub Mozilla Firefox w wersji 63 i późniejsze;c) system operacyjny Microsoft Windows 7 i późniejsze lub Apple macOS 10.14 i późniejsze, dystrybucje systemu Linux.6. Złożenie oferty w trybie podstawowym poprzez System e-ZP wymaga posiadania przez Wykonawcę kwalifikowanego podpisuelektronicznego lub podpisu osobistego lub podpisu zaufanego.7. Pliki można podpisać przed dołączeniem do Systemu za pomocą zewnętrznych narzędzi do podpisu lub po dołączeniu doSystemu e-ZP przy pomocy kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub podpisu osobistego.8. Korzystanie z wbudowanej w System e-ZP funkcjonalności składania podpisu elektronicznego (kwalifikowany podpiselektroniczny, podpis osobisty, profil zaufany, podpis zaufany) możliwe jest pod warunkiem, że system teleinformatyczny, z któregokorzysta Wykonawca, wyposażony jest w jeden z poniższych komponentów:• wirtualna maszyna Java firmy Oracle w wersji co najmniej 1.8.0_221 (Java SE JRE 8 Update 221) z obsługą technologii Java WebStart (JavaWS) lub• wirtualna maszyna OpenJDK w wersji co najmniej 1.8.0_222 z zainstalowanym rozszerzeniem IcedTea Web Start.9. Powyższe wymagania nie ograniczają możliwości korzystania przez Wykonawcę z zewnętrznego oprogramowania do składaniapodpisu elektronicznego,a. kwalifikowany podpis elektroniczny (dopuszczalne formaty podpisów: PaDES - format.pdf, XaDES - pozostałe formaty);b. podpis zaufany;c. podpis osobisty;10. Zamawiający zaleca składnie ww. plików w formacie .pdf.11. Maksymalny rozmiar przesyłanych plików oferty w trybie podstawowym oraz wiadomości wynosi 150 MB;12. W zależności od formatu podpisu: Podpis kwalifikowany (PAdES, XAdES), podpis osobisty (XAdES), podpis zaufany (PAdES,XAdES) i jego typu (zewnętrzny, otaczający) Wykonawca dołącza do Systemu e-ZP uprzednio podpisane dokumenty wraz zwygenerowanym plikiem podpisu (typ zewnętrzny) lub dokument z podpisem (typ otaczający).

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: DPR-III-4-1.434.9.2026

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest przeprowadzenie w dniu 26 września 2026 r. dwóch biegów o długości ok. 5.400 m i ok. 10.800 m na torze regatowym Malta w Poznaniu, przygotowanie i prowadzenie dedykowanej strony internetowej, pomiar czasu, ustawienie stoisk informacyjnych, przygotowanie sceny z nagłośnieniem, organizacja konkursu wiedzy o Funduszach Europejskich i innych działań towarzyszących.

4.2.6.) Główny kod CPV: 79952000-2 - Usługi w zakresie organizacji imprez

4.2.7.) Dodatkowy kod CPV:

92600000-7 - Usługi sportowe

22462000-6 - Materiały reklamowe

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: do 2027-09-30

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Punktowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 40

Kryterium 2

4.3.4.) Rodzaj kryterium:
inne.
4.3.5.) Nazwa kryterium: Oprawa wizualna wydarzenia

4.3.6.) Waga: 40

Kryterium 3

4.3.4.) Rodzaj kryterium:
inne.
4.3.5.) Nazwa kryterium: Koncepcja kreatywna konkursu

4.3.6.) Waga: 20

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Nie

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak

5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.
Zamawiający uzna warunek dotyczący zdolności technicznej i zawodowej za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że:1) nie wcześniej niż w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, należycie wykonał, co najmniej 2 usługi polegające na organizacji imprez o charakterze promocyjno-sportowym i/lub informacyjno-sportowym, a wartość każdej z tych usług wynosiła co najmniej 100 000,00 zł brutto,2) skieruje do realizacji zamówienia osobę, która pełnić będzie funkcję koordynatora bezpośrednio odpowiedzialnego za obsługę i koordynację imprezy, zarządzającą zespołem osób zaangażowanych w jej realizację, sprawującą nadzór nad całością przebiegu imprezy, która posiada doświadczenie zdobyte w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, w pracy koordynatora* podczas co najmniej 2 imprez o charakterze promocyjno – sportowym i/lub informacyjno – sportowym, a wartość każdej z tych imprez wynosiła co najmniej 100 000,00 zł brutto.
5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

5.7.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu: 1) wykaz usług wykonanych, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane lub są wykonywane, oraz załączeniem dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie wykonawcy; w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy; potwierdzającego spełnienie warunku określonego w rozdz. V ust. 2 pkt 1 SWZ, zgodnie z Załącznikiem nr 5 do SWZ,2) wykaz osób skierowanych przez wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego /wykaz doświadczenia koordynatora/, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług, kontrolę jakości, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, doświadczenia niezbędnych do wykonania zamówienia publicznego, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami; potwierdzającego spełnienie warunku określonego w rozdz. V ust. 2 pkt 2 SWZ, zgodnie z Załącznikiem nr 6 do SWZ.

5.8.) Wykaz przedmiotowych środków dowodowych:
1) Pliki graficzne w formie wizualizacji:a) projekt strefy startu/mety,b) projekt graficzny namiotów,c) projekt graficzny medalu,d) projekt graficzny przestrzeni.2) Szczegółowy opis koncepcji kreatywnej konkursu.
5.9.) Zamawiający przewiduje uzupełnienie przedmiotowych środków dowodowych: Nie

5.11.) Wykaz innych wymaganych oświadczeń lub dokumentów:
Składana oferta musi zawierać w szczególności następujące dokumenty:1) Formularz ofertowy zgodny z Załącznikiem nr 1 do SWZ,2) Dokumenty potwierdzające uprawnienia osób podpisujących ofertę wykonawcy do działania w jego imieniu (w tym także pełnomocnictwo), o ile uprawnienia te nie wynikają z dokumentów rejestrowych,3) Oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu oraz spełnianiu warunków udziału w postępowaniu – zgodnie z Załącznikiem nr 2 do SWZ,4) Przedmiotowe środki dowodowe, o których mowa w rozdz. IX SWZ,5) Zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby – o ile zachodzi, 6) Oświadczenie Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie, składane na podstawie art. 117 ust. 4 ustawy Pzp, z którego wynika, które usługi wykonają poszczególni wykonawcy – o ile zachodzi.
SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Nie

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:
1) z przyczyn, za które Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności, których nie mógł wcześniej przewidzieć, zaszła konieczność zmiany terminu wykonania niniejszej umowy – w takim przypadku Wykonawca zobowiązuje się zrealizować przedmiot zamówienia w innym, jednostronnie wskazanym przez Zamawiającego terminie, uwzględniającym jednak możliwości techniczne Wykonawcy.2) uległy zmianie stawki podatkowe bądź jakiekolwiek inne należności publicznoprawne wpływające na zobowiązanie pieniężne Zamawiającego – w takim przypadku Wykonawca zobowiązuje się zrealizować przedmiot umowy za inną, odpowiednio zmienioną cenę niż wskazana w umowie.3) zmianie uległa wysokość minimalnego wynagrodzenia za pracę albo wysokość minimalnej stawki godzinowej, ustalonych na podstawie przepisów ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę,4) zmianie uległy zasady podlegania ubezpieczeniom społecznym lub ubezpieczeniu zdrowotnemu lub wysokości stawek składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne – jeżeli zmiany te będą miały wpływ na koszty wykonania zamówienia przez Wykonawcę.5) zasady gromadzenia i wysokości wpłat do pracowniczych planów kapitałowych (o których mowa w ustawie z 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych) – jeżeli zmiany te będą miały wpływ na koszty wykonania zamówienia przez Wykonawcę.
7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Nie

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2026-06-02 10:00

8.2.) Miejsce składania ofert: Ofertę należy złożyć poprzez System e-ZP . Oferta musi być złożona przed upływem terminu składania ofert. O terminie złożenia oferty decyduje czas wygenerowania Urzędowego Poświadczenia Przedłożenia (UPP) w Systemie e-ZP.

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2026-06-02 10:30

8.4.) Termin związania ofertą: do 2026-07-01

2026-05-20 Biuletyn Zamówień Publicznych
Ogłoszenie o zamówieniu - Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy - Usługi