Wdrożenie Systemu Zarządzania Zadaniami i Chatbota z Implementacją RAG oraz systemu Intranet wraz z przeprowadzeniem szkoleń w ramach projektu pn. "Synergia w Starostwie powiatowym w Łowiczu"

Ogłoszenie nr 2026/BZP 00276145 z dnia 2026-06-03

Ogłoszenie o zamówieniu Usługi Wdrożenie Systemu Zarządzania Zadaniami i Chatbota z Implementacją RAG oraz systemu Intranet wraz z przeprowadzeniem szkoleń w ramach projektu pn. "Synergia w Starostwie powiatowym w Łowiczu"

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: POWIAT ŁOWICKI

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 750147768

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: ul. Stanisława Stanisławskiego 30

1.5.2.) Miejscowość: Łowicz

1.5.3.) Kod pocztowy: 99-400

1.5.4.) Województwo: łódzkie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL715 - Skierniewicki

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: [email protected]

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: www.powiat.lowicz.pl

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - jednostka samorządu terytorialnego

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Ogólne usługi publiczne

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Wdrożenie Systemu Zarządzania Zadaniami i Chatbota z Implementacją RAG oraz systemu Intranet wraz z przeprowadzeniem szkoleń w ramach projektu pn. "Synergia w Starostwie powiatowym w Łowiczu"

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-2d497588-ac57-41db-a3fd-616afb928080

2.5.) Numer ogłoszenia: 2026/BZP 00276145

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2026-06-03

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2026/BZP 00044432/01/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.3.3 Wdrożenie Systemu Zarządzania Zadaniami i Chatbota z Implementacją RAG oraz systemu Intranet wraz z przeprowadzeniem szkoleń w ramach projektu pn. "Synergia w Starostwie powiatowym w Łowiczu"

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Tak

2.15.) Nazwa projektu lub programu

Program Regionalny Fundusze Europejskie dla Łódzkiego 2021-2027

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 2 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania
https://ezamowienia.gov.pl/mp-client/search/list/ocds-148610-2d497588-ac57-41db-a3fd-616afb928080
3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: https://ezamowienia.gov.pl/mp-client/tenders/ocds-148610-2d497588-ac57-41db-a3fd-616afb928080

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: Zgodnie z Rozdziałem 13 SWZ.

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: FIZ.272.14.2026

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest dostawa, wdrożenie oraz uruchomienie systemu informatycznego wspierającego pracę Starostwa Powiatowego w Łowiczu, obejmującego:● system intranetowy,● platformę zarządzania wiedzą opartą o mechanizmy AI (RAG),● chatbot pracowniczy oraz chatbot dostępny na stronie głównej Zamawiającego służący odciążeniu pracowników przez automatyzację powtarzalnych zapytań,● asystenta instalowanego we wtyczce oprogramowania e-mail,● funkcje wspierające pracę urzędników (AI asystent),● szkolenia oraz wsparcie powdrożeniowe,● dostawę infrastruktury sprzętowej niezbędnej do uruchomienia i eksploatacji systemu.3.2. System ma umożliwiać centralizację wiedzy organizacji, usprawnienie dostępu do informacji oraz wsparcie pracowników w realizacji zadań poprzez wykorzystanie sztucznej inteligencji.Kluczowe funkcje systemu: kompleksowego AI-owego Systemu Zarządzania Zadaniami i Chatbota z Implementacją RAG.RAG:• Wyszukiwanie Ekspertów: System analizuje bazę wiedzy oraz historię zadań, aby wskazać najbardziej kompetentnych pracowników do realizacji danego zadania.• Sugerowanie Zastępstw: W przypadku nieobecności pracownika system automatycznie sugeruje najlepsze zastępstwo, uwzględniając kompetencje i dostępność.• Automatyczne Odpowiedzi: System odpowiada na rutynowe pytania, oszczędzając czas pracowników i umożliwiając im koncentrację na bardziej skomplikowanych zadaniach.• Wyszukiwanie Dokumentów: Chatbot pomaga w szybkim znalezieniu potrzebnych informacji w firmowej bazie danych.• Monitorowanie Terminów: System przypomina o zbliżających się terminach, analizuje ryzyko opóźnień i proponuje działania naprawcze.• Wsparcie HR: Pomaga w automatyzacji procesów HR, takich jak składanie wniosków urlopowych czy zgłaszanie nieobecności.Przedmiot zamówienia: Kluczowe funkcje systemu intranet:• Strona główna w Intranecie,• Baza wiedzy,• Baza pracowników / Książka adresowa• Baza formularzy• Struktura organizacyjna• Kalendarz wydarzeń• Rezerwacje zasobów• Aktualności• Katalog linkówa realizowany będzie w ramach projektu Nr FELD.08.05-IZ.00-0019/24-00 pn.: „Synergia w Starostwie Powiatowym w Łowiczu”.” w ramach Programu Regionalnego Fundusze Europejskie dla Łódzkiego 2021-2027, Priorytet FELD.08 Fundusze Europejskie dla edukacji i kadr w Łódzkiem, Działanie FELD.08.05 Poprawa organizacji pracy.Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia stanowi Załącznik nr 2 do SWZ - Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia.

4.2.6.) Główny kod CPV: 48000000-8 - Pakiety oprogramowania i systemy informatyczne

4.2.7.) Dodatkowy kod CPV:

72265000-0 - Usługi konfiguracji oprogramowania

72263000-6 - Usługi wdrażania oprogramowania

72268000-1 - Usługi dostawy oprogramowania

72212220-7 - Usługi opracowywania oprogramowania dla internetu i intranetu

72250000-2 - Usługi w zakresie konserwacji i wsparcia systemów

72310000-1 - Usługi przetwarzania danych

72316000-3 - Usługi analizy danych

48820000-2 - Serwery

80533100-0 - Usługi szkolenia komputerowego

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: 68 dni

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Procentowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 60,00

Kryterium 2

4.3.4.) Rodzaj kryterium:
jakość, w tym do parametry techniczne, właściwości estetyczne i funkcjonalne takie jak dostępność dla osób niepełnosprawnych lub uwzględnianie potrzeb użytkowników
4.3.5.) Nazwa kryterium: Gwarancja

4.3.6.) Waga: 30,00

Kryterium 3

4.3.4.) Rodzaj kryterium:
aspekty społeczne, w tym integracja zawodowa i społeczna osób, o których mowa w art. 94 ust. 1 ustawy
4.3.5.) Nazwa kryterium: Zatrudnienie osoby bezrobotnej do realizacji zamówienia

4.3.6.) Waga: 10,00

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Tak

4.3.11.) Określenie aspektów społecznych, środowiskowych lub innowacyjnych, etykiet lub rachunku kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryteriów oceny ofert:

zgodnie z art. 242 ust. 2 ustawy - aspekty społeczne

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Tak

5.2.) Fakultatywne podstawy wykluczenia:

Art. 109 ust. 1 pkt 4

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak

5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.
W postępowaniu mogą wziąć udział Wykonawcy, którzy spełniają warunki udziału w postępowaniu dotyczące: 1) zdolności do występowania w obrocie gospodarczym;Zamawiający nie określa szczegółowych warunków w tym zakresie.2) uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów;Zamawiający nie określa szczegółowych warunków w tym zakresie.3) sytuacji ekonomicznej lub finansowej;Zamawiający nie określa szczegółowych warunków w tym zakresie.4) zdolności technicznej lub zawodowej;Zamawiający, w zakresie zdolności technicznej lub zawodowej w zakresie doświadczenia, uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że wykonał należycie, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonuje należycie, w okresie ostatnich trzech (3) lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy — w tym okresie, co najmniej jedną (1) usługę polegającą na dostawie, wdrożeniu, konfiguracji lub rozwoju systemu informatycznego, o wartości nie mniejszej niż 200 000,00 zł brutto.Wykazywana usługa musi obejmować co najmniej dwa z następujących elementów:a) wdrożenie systemu dostępnego dla użytkowników przez przeglądarkę internetową, w szczególności portalu, intranetu, platformy wiedzy, systemu obiegu informacji lub innego systemu webowego;b) integrację systemu z innymi systemami, źródłami danych, usługą katalogową, pocztą elektroniczną, zasobami plikowymi lub serwisem internetowym;c) wdrożenie funkcjonalności związanych z wyszukiwaniem, przetwarzaniem, analizą lub prezentacją danych albo dokumentów;d) wdrożenie funkcjonalności automatyzujących obsługę użytkowników, w szczególności chatbota, asystenta wirtualnego, formularzy, mechanizmów powiadomień lub podobnych narzędzi wspierających użytkowników końcowych;e) przeprowadzenie szkoleń dla użytkowników lub administratorów wdrożonego systemu.Zamawiający, w zakresie zdolności technicznej lub zawodowej w zakresie dysponowania osobami, uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że dysponuje co najmniej:1) jedną (1) osobą na stanowisku Kierownika Projektu, spełniającą następujące wymagania:a) minimum 7 lat doświadczenia w zarządzaniu projektami IT,b) Kierownik Projektu skierowany do realizacji zamówienia musi posiadać doświadczenie w pełnieniu funkcji kierownika projektu, koordynatora projektu lub osoby odpowiedzialnej za zarządzanie projektem przy realizacji co najmniej 2 projektów, każdy o wartości nie mniejszej niż 200 000,00 zł brutto. W ramach wykazanych projektów Kierownik Projektu musi potwierdzić doświadczenie w co najmniej dwóch z następujących obszarów: wdrożenie lub rozwój systemu wykorzystującego sztuczną inteligencję, przetwarzanie danych lub rozwiązania klasy chatbot/AI; realizację lub nadzór nad wdrożeniem rozwiązania chatbotowego lub systemu AI wykorzystywanego w środowisku produkcyjnym i udostępnionego użytkownikom końcowym, w tym np. w serwisie internetowym; realizację wdrożenia systemu dostępnego publicznie, np. na stronie internetowej lub portalu.c) posiadanie doświadczenia w zarządzaniu zespołem projektowym obejmującym specjalistów IT (np. developerów, analityków, specjalistów AI),2) jedną (1) osobą na stanowisku Specjalisty ds. AI / RAG, spełniającą następujące wymagania:a) posiadającą minimum 3 lata doświadczenia w projektach związanych ze sztuczną inteligencją,b) posiadającą doświadczenie obejmujące realizację projektów informatycznych z wykorzystaniem nowoczesnych technologii, w szczególności: JavaScript (JS), HTML, React.js lub React Native, Node.js, Python, środowiska chmurowe (np. Google Cloud Platform – GCP), narzędzia automatyzacji (np. n8n),c) posiadającą minimum 4 lata doświadczenia komercyjnego w realizacji projektów IT,d) posiadającą doświadczenie w realizacji rozwiązań wykorzystujących co najmniej jeden z poniższych obszarów: modele językowe (LLM), systemy wyszukiwania semantycznego lub RAG, przetwarzanie dokumentów i danych tekstowych, systemy oparte o analizę języka naturalnego (NLP),e) znajomość zagadnień związanych z bezpieczeństwem danych i prywatnością w kontekście przetwarzania danych,f) posiadanie certyfikatu branżowego, np. Google Cloud Certified Associate Cloud Engineer lub równoważnego.3) jedną (1) osobą na stanowisku Specjalisty ds. infrastruktury / DevOps, spełniającą następujące wymagania:a) posiadającą minimum 3 lata doświadczenia w instalacji, konfiguracji oraz utrzymaniu infrastruktury serwerowej,b) posiadającą doświadczenie w pracy z systemami serwerowymi, w tym: systemy operacyjne klasy Linux lub Windows Server, konfiguracja środowisk serwerowych (on-premise lub chmurowych),c) posiadającą doświadczenie w przygotowaniu i utrzymaniu środowisk dla aplikacji webowych, w tym: konfiguracja usług aplikacyjnych, zarządzanie dostępem i uprawnieniami,d) posiadającą doświadczenie w zakresie: konfiguracji sieci i podstaw bezpieczeństwa (np. firewalle, dostęp zdalny), zarządzania zasobami serwera (CPU, RAM, dyski), konfiguracji kopii zapasowych (backup),e) posiadającą doświadczenie w utrzymaniu systemów działających w trybie ciągłym (24/7),f) posiadającą doświadczenie w monitorowaniu działania systemów oraz reagowaniu na incydenty,g) posiadającą znajomość zagadnień związanych z bezpieczeństwem infrastruktury IT oraz ochroną danych.4) jedną (1) osobą na stanowisku Specjalisty ds. szkoleń, spełniającą następujące wymagania:a) posiadającą co najmniej 2-letnie doświadczenie w pracy szkoleniowej,b) w okresie ostatnich 2 lat poprzedzających termin składania ofert przeprowadził co najmniej 3 szkolenia w wymiarze co najmniej 8 godzin szkoleniowych (1 godz. szkoleniowa = 45 min.) każde, dla min. 10 osób każde, przy czym wykazane szkolenia musiały dotyczyć co najmniej dwóch z następujących obszarów tematycznych: wykorzystania systemów sztucznej inteligencji, modeli językowych, rozwiązań klasy chatbot/AI lub systemów RAG; praktycznego wykorzystania narzędzi informatycznych w pracy użytkowników końcowych, w tym wyszukiwania informacji, pracy z dokumentami, generowania treści lub automatyzacji czynności; obsługi systemów intranetowych, portali, platform wiedzy lub systemów udostępnianych użytkownikom przez przeglądarkę internetową; administracji, konfiguracji, zarządzania użytkownikami, uprawnieniami, bezpieczeństwem lub utrzymaniem systemów informatycznych.Uwaga:Zamawiający dopuszcza łączenie ww. funkcji.Jeśli wartości zostaną podane w walutach innych niż PLN, Zamawiający przyjmie średni kurs PLN do tej waluty podawany przez NBP na dzień opublikowania ogłoszenia o zamówieniu w Biuletynie Zamówień Publicznych. Jeżeli w dniu publikacji ogłoszenia o zamówieniu, Narodowy Bank Polski nie publikuje średniego kursu danej waluty, za podstawę przeliczenia przyjmuje się średni kurs waluty publikowany pierwszego dnia, po dniu publikacji ogłoszenia o zamówieniu w Biuletynie Zamówień Publicznych, w którym zostanie on opublikowany.
5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Tak

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:
Zgodnie z § 16 Umowy
7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Nie

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2026-06-11 10:00

8.2.) Miejsce składania ofert: https://ezamowienia.gov.pl/mp-client/tenders/ocds-148610-2d497588-ac57-41db-a3fd-616afb928080

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2026-06-11 10:30

8.4.) Termin związania ofertą: 30 dni

8.5.) Zamawiający przewiduje wybór najkorzystniejszej oferty z możliwością negocjacji: Tak

2026-06-03 Biuletyn Zamówień Publicznych
Ogłoszenie o zamówieniu - Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 2 ustawy - Usługi