Zakup usług skanowania, kopiowania i drukowania dokumentów’

Ogłoszenie nr 2026/BZP 00197674 z dnia 2026-04-14

Ogłoszenie o zamówieniu Usługi Zakup usług skanowania, kopiowania i drukowania dokumentów’

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: POWIAT TOMASZOWSKI

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 590648451

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: ul. św. Antoniego 41

1.5.2.) Miejscowość: Tomaszów Mazowiecki

1.5.3.) Kod pocztowy: 97-200

1.5.4.) Województwo: łódzkie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL713 - Piotrkowski

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: [email protected]

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: https://www.powiat-tomaszowski.pl

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - jednostka samorządu terytorialnego

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Ogólne usługi publiczne

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Zakup usług skanowania, kopiowania i drukowania dokumentów’

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-e79dc01b-ddd6-4c40-9ad0-f21ffed9ed8a

2.5.) Numer ogłoszenia: 2026/BZP 00197674

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2026-04-14

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2026/BZP 00108027/03/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.3.3 Zakup usług skanowania, kopiowania i drukowania dokumentów

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania
https://ezamowienia.gov.pl/mp-client/search/list/ocds-148610-e79dc01b-ddd6-4c40-9ad0-f21ffed9ed8a
3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: https://ezamowienia.gov.pl//

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: postępowaniu o udzieleniezamówienia publicznego komunikacja między Zamawiającym, a Wykonawcami odbywa się przy użyciu Platformy e-Zamówienia,która jest dostępna pod adresem https://ezamowienia.gov.pl11.4. Wykonawca zamierzający wziąć udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego musi posiadać konto podmiotu„Wykonawca” na Platformie e-Zamówienia. Szczegółowe informacje na temat zakładania kont podmiotów oraz zasady i warunkikorzystania z Platformy e-Zamówienia określa Regulamin Platformy e-Zamówienia, dostępny na stronie internetowejhttps://ezamowienia.gov.pl/pl/regulamin/#regulamin-serwisu oraz informacje zamieszczone w zakładce „Centrum Pomocy”.11.5. Przeglądanie i pobieranie publicznej treści dokumentacji postępowania nie wymaga posiadania konta na Platformie eZamówienia ani logowania do Platformy e-Zamówienia.Sposób sporządzenia dokumentów elektronicznych lub dokumentów elektronicznych będących kopią elektroniczną treści zapisanejw postaci papierowej (cyfrowe odwzorowania) musi być zgodny z wymaganiami określonymi w rozporządzeniu Prezesa RadyMinistrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dladokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lubkonkursie.11.7. Informacje, oświadczenia lub dokumenty, inne niż wymienione w § 2 ust. 1 rozporządzenia, o którym mowa w pkt 11.6 SWZ,przekazywane w postępowaniu sporządza się w postaci elektronicznej:a) w formatach danych określonych w przepisach rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności zuwzględnieniem rodzaju przekazywanych danych (i przekazuje się jako załącznik), lubb) jako tekst wpisany bezpośrednio do wiadomości przekazywanej przy użyciu środków komunikacji elektronicznej (np. w treściwiadomości e-mail lub w treści „Formularza do komunikacji”).11.10. Możliwość korzystania w postępowaniu z „Formularzy do komunikacji” w pełnym zakresie wymaga posiadania konta„Wykonawcy” na Platformie e-Zamówienia oraz zalogowania się na Platformie e-Zamówienia. Do korzystania z „Formularzy dokomunikacji” służących do zadawania pytań dotyczących treści dokumentów zamówienia wystarczające jest posiadanie tzw. kontauproszczonego na Platformie e-Zamówienia.11.11. Wszystkie wysłane i odebrane w postępowaniu przez wykonawcę wiadomości widoczne są po zalogowaniu w podglądziepostępowania w zakładce „Komunikacja”.11.12. Maksymalny rozmiar plików przesyłanych za pośrednictwem „Formularzy do komunikacji” wynosi 150 MB (wielkość tadotyczy plików przesyłanych jako załączniki do jednego formularza).

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

3.15.) RODO (obowiązek informacyjny): Informacje zawarte w SWZ

3.16.) RODO (ograniczenia stosowania): Informacje zawarte w SWZ

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: ZP.2722.8.2025

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest zakup usług skanowania, kopiowania i drukowania dokumentów1. Zamawiający zamawia, a Wykonawca zobowiązuje się do świadczenia usługi polegającej na umożliwieniu Zamawiającemu wykonywania kopii i wydruków oraz skanowania dokumentów na 15 nowych urządzeniach, zainstalowanych w siedzibie Zamawiającego, w miejscach wskazanych przez Zamawiającego, dalej zwane także Usługą (3 urządzenia kolorowe, 12 urządzeń monochromatycznych.– szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawiera załącznik nr 1.

4.2.6.) Główny kod CPV: 79810000-5 - Usługi drukowania

4.2.7.) Dodatkowy kod CPV:

79999100-4 - Usługi skanowania

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: 36 miesiące

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert

4.3.1.) Sposób oceny ofert: 17.1 Zamawiający dokona oceny ofert, które nie zostały odrzucone, na podstawie następujących kryteriów oceny ofert:1. Cena: 60%2. Dodatkowa funkcjonalność OCR: 30%3. Warunki serwisu: 10%

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Punktowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 60,00

Kryterium 2

4.3.4.) Rodzaj kryterium:
serwis posprzedażny, pomoc techniczna, warunki dostawy takich jak termin, sposób lub czas dostawy, oraz okresu realizacji.
4.3.5.) Nazwa kryterium: 2. Dodatkowa funkcjonalność OCR

4.3.6.) Waga: 30

Kryterium 3

4.3.4.) Rodzaj kryterium:
serwis posprzedażny, pomoc techniczna, warunki dostawy takich jak termin, sposób lub czas dostawy, oraz okresu realizacji.
4.3.5.) Nazwa kryterium: 3. Warunki serwisu

4.3.6.) Waga: 10

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Nie

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Nie

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie

6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:
Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku, Wykonawcy ustanawiająpełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo do reprezentowania w postępowaniu izawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego.10.2. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:a) oświadczenie o którym mowa w pkt. 8.1 SWZ składa z ofertą każdyz Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie. Oświadczenia te potwierdzają brak podstaw wykluczeniaWykonawców.b) w przypadku, o którym mowa w rozdziale 6.3 SWZ Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówieniadołączają do oferty oświadczenie, z którego wynika, które roboty budowlane, dostawy lub usługi wykonają poszczególniWykonawcy. Oświadczenie należy złożyć wg wymogów załącznika nr 6 do SWZ. Oświadczenie to jest podmiotowymśrodkiem dowodowym.c) zobowiązani są oni na wezwanie Zamawiającego, złożyć podmiotowe środki dowodowe, o których mowa w pkt. 8.3 SWZ,przy czym podmiotowe środki dowodowe, o których mowa w pkt. 8.3.1 SWZ składa odpowiednio Wykonawca/Wykonawcy,który/którzy wykazuje/-ą spełnienie warunku.10.3. Jeżeli została wybrana oferta Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, Zamawiający możeżądać przed zawarciem umowy w sprawie zamówienia publicznego kopii umowy regulującej współpracę tych Wykonawców.
6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Nie

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:
1. Zgodnie z art. 439 ust. 1 Pzp wprowadza się postanowienia dotyczące zasad wprowadzania zmian wysokości wynagrodzenia należnego Wykonawcy w przypadku zmiany ceny materiałów lub kosztów związanych z realizacją zamówienia.2. Wynagrodzenie będzie podlegało waloryzacji najwcześniej po upływie 6 miesięcy od dnia zawarcia umowy z zastrzeżeniem, że waloryzacji podlega jedynie proporcjonalna część wynagrodzenia należnego wykonawcy za realizacje zamówienia po upływie tego okresu. Wynagrodzenie zostanie zwaloryzowane o wartość przekraczającą wskaźnik, o którym mowa w ust 3. 3. Za podstawę do żądania zmiany wynagrodzenia należnego wykonawcy i określenia wysokości takiej zmiany, Strony przyjmują średnioroczny wskaźnik zmiany ceny towarów i usług konsumpcyjnych ogółem ogłaszanym w komunikacie Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego.4. Strony mogą wnioskować o zmianę wysokości wynagrodzenia Wykonawcy w okresie obowiązywania umowy, w przypadku zmiany ceny materiałów lub kosztów związanych z realizacją umowy po upływie 6 miesięcy licząc od dnia zawarcia umowy.5. Strony mogą wnioskować o zmianę wysokości wynagrodzenia w przypadku, gdy zmiana ceny materiałów lub kosztów związanych z realizacją niniejszej umowy, spowoduje wzrost lub spadek kosztu usługi, o wskaźnik, o którym mowa w ust. 3 oraz dodatkowo o 2% ponad ten wskaźnik.6. W przypadku wystąpienia okoliczności wskazanej w ust. 5 Wykonawca lub Zamawiający może złożyć wniosek odpowiednio Zamawiającemu lub Wykonawcy o zmianę wynagrodzenia, jeżeli zmiany te będą miały wpływ na wynagrodzenie za wykonanie przedmiotu umowy.7. Wykonawca wraz z wnioskiem, jest zobowiązany przedłożyć Zamawiającemu pisemną szczegółową kalkulację, uzasadniającą wniosek o zmianę wysokości wynagrodzenia. Z uprawnienia tego może skorzystać także Zamawiający. Zamawiający zastrzega sobie prawo weryfikacji i żądania ewentualnych wyjaśnień od Wykonawcy w zakresie otrzymanych dokumentów.8. Zamawiający/Wykonawca w terminie do 21 dni roboczych od daty otrzymania kompletnego wniosku od Wykonawcy/Zamawiającego, rozpatrzy wniosek o zmianę umowy w zakresie wynagrodzenia, Zamawiający/ Wykonawca uprawniony jest do:1) dokonania zmiany umowy w przypadku uznania zasadności złożonego wniosku, tj. jeżeli przedłożona kalkulacja potwierdzi że zmiany ceny materiałów i kosztów wpływają na wynagrodzenia za wykonanie przedmiotu umowy,2) niewyrażenia zgody na dokonanie zmiany umowy w przypadku uznania braku zasadności złożonego wniosku, tj. jeżeli przedłożona kalkulacja nie potwierdzi, że zmiany ceny materiałów i kosztów wpływają na wynagrodzenia za wykonanie przedmiotu Umowy. O swoim stanowisku strony powiadomią się w formie pisemnej.9. Zmiana wynagrodzenia wchodzi w życie z dniem zawarcia pisemnego aneksu do umowy, nastąpi od daty wprowadzenia zmiany w umowie i dotyczy wyłącznie niezrealizowanej części Umowy.10. Zamawiający wskazuje, że maksymalna wartość zmiany wynagrodzenia, jaką dopuszcza w efekcie zastosowania waloryzacji wynagrodzenia, to 5% wynagrodzenia brutto, o którym mowa w § 2 ust. 1 Umowy.11. Wynagrodzenie w wyniku waloryzacji zostanie ustalone z zastosowaniem stawki podatku VAT obowiązującej w dniu, na który dokonuje się waloryzacji.
7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Nie

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2026-04-22 12:00

8.2.) Miejsce składania ofert: Wykonawca składa ofertę za pomocą Platformy e-Zamówienia dostępnej pod adresem: https://ezamowienia.gov.pl//

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2026-04-22 12:30

8.4.) Termin związania ofertą: do 2026-05-21

SEKCJA IX – POZOSTAŁE INFORMACJE
Dodatkowe informacje dot. podstaw wykluczenia:Wykonawca podlega wykluczeniu także w oparciu o podstawy wykluczenia wskazane 7 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. oszczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochroniebezpieczeństwa narodowego (t. j. Dz. U. 2024 r., poz. 507 z późn. zm.)Ogłoszenie nr 2026/BZP 00159827/01 z dnia 2026-03-182026-
2026-04-14 Biuletyn Zamówień Publicznych
Ogłoszenie o zamówieniu - Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy - Usługi