Systemy zarządzania zwiedzającymi sprawiają, że inteligentne budynki stają się jeszcze inteligentniejsze

Dynamiczny rozwój dziedziny technologii sprawia, że inteligentne systemy zarządzania budynkami są obecnie bardziej popularne i przystępne cenowo. Mobilna rewolucja, rosnące znaczenie Big Data, cloud computing, IoE dają szerokie możliwości wykorzystania potencjału, jaki drzemie w postępie technologicznym. Jego rozkwitowi sprzyja wzrost urbanizacji ludności na świecie. W 1950r. zaledwie 29% światowej populacji zamieszkiwało tereny miejskie. Obecnie wskaźnik ten wynosi 56% i stale rośnie. Szacuje się, że w 2050 roku przekroczy on 70% – w miastach będzie wtedy mieszkać ponad 7 mld ludzi. Wygląda więc na to, że inteligentne miasta to przyszłość w kierunku której niezaprzeczalnie zmierzamy.

Większość smart budynków wyposażana jest w inteligentne systemy zarządzające już na etapie projektowania i budowy. Wdrażanie tego typu rozwiązań w istniejących obiektach często wymaga konkretnej przebudowy, jednak nie jest to rzeczą niemożliwą do zrobienia. Takie modernizacje przeprowadza się bardzo często, gdyż korzyści z nich płynące przewyższają koszt i pracochłonność ich wykonania. Przekształcenie budynku w inteligentny obiekt ułatwia zarządzanie, poprawia jego wydajność, efektywność energetyczną i produktywność pracujących w nim osób.

Zupełnie nieoczekiwanym obszarem w którym zazwyczaj przeprowadza się takie unowocześnienia jest system zarządzania gośćmi. Budynki komercyjne i mieszkalne obsługują codziennie duży ruch. Usprawnienie systemu zarządzania odwiedzającymi może w znacznym stopniu przyczynić się do poprawy bezpieczeństwa budynku i kontroli nad obiektem.

Innowacyjne zarządzanie gośćmi w budynkach typu smart

Każda, firma, do której siedziby mają dostęp jakiekolwiek inne osoby poza zatrudnionymi w niej pracownikami, jak np. klienci, kontrahenci, kurierzy, zewnętrzna ekipa sprzątająca czy IT, powinna zadbać o odpowiednie zabezpieczenie swojego mienia i rozważnie przydzielać dostęp osobom odwiedzającym. Tradycyjne metody sprawowania kontroli nad przepływem gości w firmie polegają na korzystaniu z usług portiera, recepcjonisty, czy ochroniarza. Ich obowiązkiem jest rejestracja każdego gościa przez spisanie jego danych osobowych, celu i czasu trwania wizyty oraz poinstruowanie takiej osoby, gdzie powinna się udać, by załatwić swoją sprawę. Takie podejście jest nie tylko kosztowne, ale również tworzy lukę w zabezpieczeniach, którą mogą wykorzystać intruzi.

Inteligentne budynki potrzebują praktycznego i skutecznego rozwiązania do zarządzania odwiedzającymi. Zwiększyć bezpieczeństwo budynku możemy przez wprowadzenie nowoczesnego systemu kontroli dostępu z funkcją monitorowania gości. Taki system daje nam możliwość śledzenia wszystkich osób, które dostały się na teren firmy, gromadzenia danych o czasie wizyty oraz o miejscach, w których dana osoba przebywała w trakcie odwiedzin. Obecnie co raz częściej spotyka się również ze zintegrowaniem systemu do zarządzania gośćmi z bramką do pomiaru temperatury – daje to dodatkowe zabezpieczenie i ochrania pracowników firmy przed narażeniem na kontakt z osobą chorą. Każdy gość przed rejestracją musi wtedy przystąpić do mierzenia temperatury ciała zanim wejdzie na teren firmy. Do kolejnego etapu rejestracji będzie mógł przejść tylko, jeśli stacja sprawdzająca temperaturę nie wykryje u niego gorączki.

Informacje z systemu zarządzania gośćmi są dostępne dla administratorów budynku w postaci surowych danych lub zindywidualizowanych raportów i mogą być analizowane z podziałem na określone lokalizacje lub też na wybrane okresy. Dostarczają one cennych spostrzeżeń i pomagają sprawniej i efektywniej zarządzać przepływem osób na obiekcie oraz dostrzec ewentualne anomalie w zachowaniach gości.

Korzyści wynikające z zastosowania systemów zarządzania gośćmi

• Poprawa wydajności recepcji – szybkie i sprawne rejestrowanie gości i celu ich wizyty, łatwy nadzór nad osobami z zewnątrz, które przebywają na terenie firmy, sprawna kontrola nad czasem wizyt. Niektóre systemy zarządzania odwiedzającymi pozwalają na wstępną, elektroniczną rejestrację gości, co tym bardziej usprawnia ich obsługę. Gość odwiedzający firmę ma możliwość zgłoszenia swojej wizyty przez wypełnienie formularza online. Zwrotnie otrzymuje on wiadomość z potwierdzeniem terminu i lokalizacji spotkania. Kiedy stawi się na miejscu wystarczy, jeśli w recepcji potwierdzi swoje dane osobowe przedstawiając dokument tożsamości.
• Zwiększenie prestiżu firmy i nadanie jej nowoczesnego wizerunku – pierwsze wrażenie może znaczyć wiele dla wizerunku marki. System kontroli dostępu zarządzający wizytami pokazuje, że firma poważnie podchodzi do kwestii bezpieczeństwa i zależy jej na tym, by goście ją odwiedzający mieli z nią same pozytywne skojarzenia. Jest to szczególnie ważne w przypadku firm, którym zależy na widoczności, lojalności i zapadaniu w pamięć potencjalnych klientów już od pierwszego kontaktu.
• Obniżenie kosztów operacyjnych – tradycyjne, papierowe metody zarządzania gośćmi są czasochłonne i kosztowne. Elektroniczne systemy zaś sprawiają, że rejestracja gości przebiega w sposób zautomatyzowany, a do jej obsługi nie potrzeba wielu pracowników, ani posiadania specjalistycznej wiedzy. Tym sposobem koszt obsługi każdego gościa zredukowany do minimum. Z czasem może to przynieść firmie znaczne oszczędności.
• Zapewnienie zgodności z przepisami prawa – zautomatyzowane zarządzanie odwiedzającymi może pomóc w spełnieniu wymogów prawnych, bezpieczeństwa i zgodności z RODO. System zapewnia odpowiednie bezpieczeństwo w placówce, chroniąc jednocześnie dane gości przed wyciekiem i nieuprawnionym dostępem. Tylko administratorzy, którzy mają wysokie poziomy uprawnień, mogą uzyskać dostęp do informacji o odwiedzających. System utrzymuje także historię wszystkich osób, które kiedykolwiek odwiedziły firmę. Aby dodatkowo zabezpieczyć się przed odpowiedzialnością, warto także wymagać, przynajmniej od tych gości, którzy mogą w trakcie odwiedzin mieć dostęp do poufnych danych (kontrahentów lub klientów) podpisania regulaminu lub elektronicznej umowy o zachowaniu poufności (NDA), zanim zostaną wpuszczeni na teren firmy.
• Możliwość elastycznego zarządzania odwiedzającymi – tradycyjnym metodom zarządzania gośćmi brakuje elastyczności i skalowalności. W miarę wzrostu liczby odwiedzających, trzeba zatrudnić więcej pracowników do ich obsługi i przetwarzać więcej papierowych formularzy. Łatwiej wtedy o pomyłkę i wpuszczenie na teren firmy osoby nieupoważnionej. Elektroniczny system zarządzania gośćmi eliminuje tego rodzaju problemy. System może być łatwo dostosowany i skonfigurowany tak, aby spełniał zmieniające się potrzeby firmy.Zarządzanie gośćmi i ich śledzenie jest maksymalnie uproszczone i możliwe z jednej, centralnej bazy, co jest wielką korzyścią szczególnie w przypadku przedsiębiorstw, które mają wiele lokalizacji.
• Zwiększenie bezpieczeństwa biura – możliwość śledzenia trasy gościa, przyznawania kart dostępu uprawniających go do wstępu tylko do wybranych pomieszczeń czy części firmy, ochrona pracowników dzięki kontroli gości na bramce do pomiaru temperatury. System pomaga również sprostać wyzwaniom związanym z prywatnością gości, bezpieczeństwem informacji i danych, a także przygotować plan ewakuacji w sytuacjach zagrożenia życia.

Najlepszy system kontroli dostępu i zarządzania gośćmi

Wraz z rozwojem doświadczeń gości i wymagań dotyczących bezpieczeństwa, ewoluowały również narzędzia do zarządzania gośćmi dostępne obecnie na rynku. Kiedy nie jest się zaznajomionym z tymi rozwiązaniami, wybór odpowiedniego systemu może wydawać się trudnym zadaniem. Warto zacząć od szczegółowego określenia, w jaki sposób w firmie przebiega proces rejestracji wizyt gości i kontrola nad nimi. Odpowiedni system powinien pokrywać wszystkie te wytyczne, a najlepiej jeśli będzie oferować znacznie szerszy zakres możliwości, co pozwoli w przyszłości dopasować go do zmieniających się potrzeb firmy.