Zagraniczna podróż służbowa – jak ją rozliczyć?

Delegacje zagraniczne, podobnie jak te krajowe, rządzą się własnymi prawami. Pracownikowi oddelegowanemu w podróż służbową należy się zwrot kosztów poniesionych w związku z jej odbyciem oraz diety za każdy dzień, w którym odbywał on podróż służbową. Pracownik również ze swej strony musi dopełnić pewnych formalności, np. przedłożenie pracodawcy wszystkich dokumentów i dowodów zakupu poświadczających dokonanie wydatków.

Polecenie wyjazdu służbowego

Choć przepisy prawa nie wymagają sporządzania specjalnych dokumentów na okoliczność oddelegowania pracownika w podróż służbową, bardzo dobrą praktyką jest wydawanie pracownikowi polecenia wyjazdu służbowego, w którym jasno określone będą przynajmniej takie informacje jak:

• imię, nazwisko oraz stanowisko pracownika,
• cel podróży,
• miejsce docelowe podróży,
• określony czas podróży,
• środki lokomocji.

Oprócz ww. danych pracodawca może też sprecyzować inne warunki podróży, np. wyznaczyć miejsce noclegu. Dokument ten zabezpiecza zarówno pracodawcę jak i pracownika przed nieporozumieniami związanymi z późniejszym rozliczeniem delegacji. Jasne określenie dopuszczalnych przez pracodawcę cen za nocleg, czy zaznaczenie takich kwestii jak zapewnienie wyżywienia całodobowego lub częściowego, jest podstawą do umniejszania należności pracownika, w razie, gdy ten nie zastosuje się do wskazówek przedsiębiorcy lub nie wykaże, że np. w danej miejscowości nie było wolnych pokoi w standardzie oczekiwanym przez pracodawcę.

Wydatki poniesione w podróży służbowej

Pracodawca ma obowiązek zwrócić pracownikowi koszty podróży służbowej, tj.:

• wydatki na przejazd (na przykład paliwo, bilety, taksówki),
• koszty noclegu,
• inne koszty związane z wyjazdem (na przykład opłaty za kursy lub wstęp na targi).

Należy pamiętać, że koszty powinny być udokumentowane odpowiednimi dowodami zakupu. Zazwyczaj są to faktury, ale nie tylko. W szczególnych przypadkach mogą to być bilety, czy nawet paragony (paragon wystarczy np. w przypadku tankowania paliwa na zagranicznej stacji paliw).

Ważną częścią kosztów delegacji zagranicznej są diety. Ich wysokość jest różna w zależności od kraju, do którego oddelegowany został pracownik. Przykładowa wysokość diety to 49 Euro za 1 dzień pobytu w Niemczech. Wysokość diet przysługujących za pobyt w poszczególnych krajach regulowana jest przez Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. Z 2013 r. poz.167).

Jak ustalić czas pobytu w podroży zagranicznej?

Ustalenie czasu podróży zagranicznej jest nieco trudniejsze, niż określenie tego czasu w podróży odbywanej na terenie Polski. Trzeba bowiem wziąć pod uwagę, że podróż zagraniczna uznawana jest jako taką dopiero w momencie przekroczenia granic państwa. Przejazd do granic, na terenie Polski, rozliczany jest jako podróż służbowa krajowa. Pewnych trudności może nastręczać sam moment przekroczenia granicy, np. w przypadku podróży samolotem, czy statkiem. Dlatego, zgodnie z przepisami, czas delegacja zagraniczna rozpoczyna się i kończy, w przypadku podróży:

• lądowej – od chwili przekroczenia granicy państwowej w drodze za granicę do chwili jej przekroczenia w drodze powrotnej,
• lotniczej – od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju,
• morskiej – od chwili wyjścia statku z ostatniego portu polskiego do chwili wejścia statku w drodze powrotnej do pierwszego portu polskiego. Stosujemy reguły jak przy podróży samolotem.

Od czego zależy wysokość diety?

Wysokość diety podana w rozporządzeniu to tylko część informacji, które są potrzebne, aby prawidłowo ustalić kwotę, którą pracodawca zobowiązany jest wypłacić osobie odbywającej zagraniczną podróż.

Pierwszą kwestią jest dostosowanie ilości wypłacanych diet do liczby dni odbytej delegacji. Właśnie dlatego tak ważne jest ustalenie momentu przekroczenia granicy Polski.

W przypadku przebywania poza granicą kraju przez całą dobę, należy się dieta w pełnej wysokości. Kiedy doba jest niepełna, pracownikowi przysługuje:

• w 1/3 pełnej wysokości, jeśli nie przekroczy 8 godzin,
• w połowie wysokości, jeśli trwa od 8 do 12 godzin,
• w pełnej wysokość, jeśli trwa dłużej niż 12 godzin.

Drugim problemem jest ustalenie wysokości diety w przypadku, gdy przedsiębiorca zapewnia i opłaca pracownikowi całodobowe lub częściowe wyżywienie w trakcie jego pobytu za granicą. Trzeba wszak pamiętać, że dieta jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia. Jeśli zatem pracownik ma zapewnione przez firmę opłacone posiłki, dieta należy się i tak, lecz w   w pomniejszonej wysokości. Prawo przewiduje zmniejszenie wysokości diety o:

• 15 procent za śniadanie,
• 30 procent za obiad,
• 30 procent za kolację.

Koszty podróży i noclegu

Pracodawca zobowiązany jest zwrócić pracownikowi koszty poniesione w związku z podróżą z miejscowości, w której znajduje się zakład pracy do miejscowości docelowej i z powrotem. Zwrot kosztów może nastąpić na podstawie przedłożonych w rozliczeniu biletów na transport lotniczy, autobusowy lub kolejowy. Zwrot kosztów powinien obejmować opłaty dodatkowe, w tym miejscówki z uwzględnieniem posiadanej przez pracownika ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga przysługuje.

Za zgodą pracodawcy, pracownik może udać się w podróż prywatnym samochodem. Wówczas w rozliczeniu powinny znaleźć się faktury, rachunki potwierdzające zakup paliwa.

W przypadku podróży odbywanej prywatnym samochodem pracownika, pracodawca może wyrazić zgodę na inny sposób rozliczania należności za wydatki z nią związane, prawo bowiem przewiduje pokrywanie kosztów podróży za pomocą tzw. kilometrówki.

Rozporządzenie Ministra Infrastruktury w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy reguluje szczegółowo koszty używania pojazdów do celów służbowych, które pokrywa pracodawca według stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu. Nie mogą one być wyższe niż:

• 0,5214 złotych, jeśli podróż odbywa się samochodem o pojemności silnika do 0,9 litra,
• 0,8358 złotych, jeśli podróż odbywa się samochodem o pojemności silnika wyższej niż 0,9 litra,
• 0,2302 złotych, jeśli podróż odbywa się motocyklem,
• 0,1382 złotych, jeśli podróż odbywa się motorowerem.

W tym przypadku pracownik musi jednak pamiętać o obowiązku prowadzenia szczegółowej ewidencji przejechanych kilometrów.

Koszty przejazdów lokalnych

Niekiedy osoba będąca w delegacji służbowej musi skorzystać w miejscach będących celem podróży, ze środków komunikacji miejskiej, taksówek itp. Wówczas przysługuje jej:

• ryczałt na dojazdy z i do dworca autobusowego/kolejowego lub portu lotniczego/morskiego w wysokości jednej diety dla każdej miejscowości, w której pracownik korzystał noclegu lub
• ryczałt na dojazdy środkami komunikacji miejskiej w wysokości 10% diety za każdą rozpoczętą dobę delegacji.

Jeżeli pracownik odbywa podróż zagraniczną prywatnym samochodem, wówczas ryczałt ten nie przysługuje. Podobnie jest w sytuacji, gdy dojazdy są zapewniane przez stronę zagraniczną nieodpłatnie.

Pozostałe koszty

Gdy pracownik będzie przebywał w podróży służbowej powyżej 30 dni lub państwem docelowym będzie państwo spoza Europy, pracodawca może zgodzić się na zwrot kosztów przewozu samolotem dodatkowego bagażu, który łącznie z bagażem wliczonym w cenę biletu nie będzie ważył więcej niż 30 kg.

Jeżeli pracownik zachoruje w podróży służbowej, należy mu się zwrot kosztów leczenia, pod warunkiem, że będą one odpowiednio udokumentowane. Zwrotowi nie podlegają koszty poniesione w związku z:

• lekami, których nabycie za granicą nie było konieczne,
• zabiegami chirurgii plastycznej,
• zabiegami kosmetycznymi,
• zakupem protez ortopedycznych, dentystycznych,
• zakupem okularów.

W przypadku śmierci pracownika koszt transportu zwłok do kraju również pokrywa pracodawca.

Jeśli poszukujesz informacji w zakresie finansowania przedsiębiorstw lub obniżenia kosztów prowadzonej działalności gospodarczej to napisz. Postaramy się skutecznie doradzić i zaproponować najlepsze rozwiązanie.